Ihr Projekt ist geplant, die Reihenfolge der Arbeitspakete bestimmt und der zeitliche Ablauf festgelegt. Ressourcen wurden budgetiert und Mitarbeiter auf Ihre Aufgaben eingeschworen, alles ist startbereit. Aber bevor ein Projekt implementiert wird, gibt es noch einen wesentlichen Schritt, der oft übersehen wird.

Nachdem der Projektplan verabschiedet wurde, ist es essenziell, dass man sich Zeit nimmt, über Risiken nachzudenken. Es gilt zu ermitteln, wo Probleme auftreten könnten, welche Probleme die größte Bedrohung darstellen und welche Maßnahmen man ergreifen wird, um ihnen vorzubeugen oder sie zu begrenzen.

Ist das lediglich Zeitverschwendung für Pessimisten und sucht man eigentlich nur nach Ärger? Tatsächlich handelt es sich hier um einen proaktiven Schritt, der Probleme verhindert, bevor etwas aus dem Ruder läuft, und einen so vor künftigen Schwierigkeiten bewahrt. Und falls doch etwas schiefläuft, kann man die Auswirkungen begrenzen.

Folgen Sie in der Planungsphase dem Prozess der Analyse Potentieller Probleme, um Risiken zu minimieren:

  1. Ermitteln Sie Bereiche im Projektplan, wo mit ernsten Schwierigkeiten zu rechnen oder der Erfolg am stärksten gefährdet ist
  2. Ermitteln Sie, was genau schiefgehen könnte
  3. Bestimmen Sie mögliche Ursachen für diese Probleme
  4. Planen Sie Maßnahmen, um die Ursachen zu bekämpfen
  5. Planen Sie Maßnahmen, für den Fall, dass die Probleme dennoch auftreten
  6. Passen Sie den Projektplan an, um diese Maßnahmen einzubeziehen

In einem komplexen Projekt sollte dies bei allen Arbeitspaketen erfolgen, die besonders kompliziert oder neuartig sind, oder die bereits in der Vergangenheit problematisch waren, vor allem, wenn sie auf dem kritischen Pfad liegen. Denken Sie dabei von Naturkatastrophen über schlechte Schätzungen oder untrainierte Mitarbeiter bis hin zu geänderten Anforderungen, Versorgungsengpässen oder Terminkonflikten. Wenn Sie die potentiellen Probleme betrachten, die den Plan am stärksten gefährden, und deren denkbare Ursachen ermitteln, dann können Sie jetzt vorbeugende Maßnahmen ergreifen, die die Wahrscheinlichkeit verringern, dass später etwas schiefgeht. In einem IT-Projekt zum Beispiel erkennen Sie, dass eine Verzögerung bei der Installation einer neuen Softwareversion erhebliche Auswirkungen auf das Projekt und die Organisation hätte. Eine denkbare Ursache könnte sein, dass die IT-Abteilung nicht hinreichend vertraut mit der leicht aktualisierten Software ist, und eine vorbeugende Maßnahme wäre, rechtzeitig vor der Installation einen IT-Mitarbeiter zu einem entsprechenden Training zu schicken.

Auch wenn vorbeugende Maßnahmen Risiken bereits erheblich reduziert haben, kann noch immer etwas schiefgehen. Es ist also erforderlich, über schadensbegrenzende Maßnahmen nachzudenken, die die negativen Auswirkungen minimieren, sollten Probleme auftreten. Diese Maßnahmen benötigen einen Auslöser, der darauf hinweist, dass das potentielle Problem eingetreten ist, und sie dann aktiviert. Es ist wichtig, die denkbaren Auswirkungen eines potentiellen Problems zu ermitteln, um geeignete Maßnahmen vorbereiten zu können. Beispielsweise bringt man ein neues Kosmetikprodukt auf den Markt, und ein potentielles Problem wäre: „Allergische Reaktionen einiger Kunden führen zu negativer Öffentlichkeitswirkung.“ Ein Auslöser wäre „X Kunden zeigen allergische Reaktionen“ und die schadensbegrenzende Maßnahme im Hinblick auf negative Publicity könnte sein: „Testergebnisse veröffentlichen, die die Unbedenklichkeit des Produkts beweisen.“

Wenn die Analyse potentieller Probleme vollständig ist, sollten die einzelnen Arbeitspakete des Projektplans um vorbeugende und schadensbegrenzende Maßnahmen und Auslöser ergänzt werden. Wenn das Projekt läuft und die Bedrohung durch ein potentielles Problem vorüber ist, dann können die jeweiligen schadensbegrenzenden Maßnahmen deaktiviert werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Risikomanagement in Projekten macht sich bezahlt. Im Vorfeld verringert man die Eintrittswahrscheinlichkeit von Problemen, und man ist vorbereitet, falls dann trotzdem etwas schiefgeht. So erhöht man die Chance, dass Projekte zeit- und kostengerecht und mit den gewünschten Ergebnissen fertiggestellt werden.

 
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