Covid 19

Von David Kossoff und Burkhardt Prigge, Kepner-Tregoe 

Der Ausbruch des Coronavirus ist derzeit das alles überstrahlende Thema und eine Bedrohung für die Gesundheit von Hunderttausenden von Menschen. Es wirkt sich auch auf die Weltwirtschaft aus, wobei Tourismus, Luftfahrt und Gastgewerbe die zunächst am stärksten betroffenen Branchen sind. Fast alle globalen Lieferketten sind an der einen oder anderen Stelle betroffen.

Tatsächlich werden viele Branchen in unterschiedlichem Maße in Mitleidenschaft gezogen. Viele Organisationen implementieren bereits Richtlinien, um das Reisen der Mitarbeiter zu begrenzen und sie darauf vorzubereiten, bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten, um so die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Der Ausbruch verläuft schnell und die meisten Länder versuchen, schnellstmöglich zu reagieren, um die Auswirkungen einzudämmen. Die Ausbreitung des Virus könnte sich jedoch durch das Jahr 2020 fortsetzen und in den kommenden Monaten die Geschäftstätigkeit vieler Unternehmen beeinträchtigen.

Bei der Bearbeitung ähnlicher Situationen in der Vergangenheit haben wir Unternehmen empfohlen, ein Business Continuity-Programm zu etablieren, um die Auswirkungen von existenzbedrohlichen Störungen zu verringern. Business Continuity bedeutet, die primären Geschäftsfunktionen für die Zeit eines technischen Ausfalls, einer Naturkatastrophe oder einer anderen größeren Störung wie einer Grippepandemie oder eben bei der Ausbreitung einer anderen ansteckenden Krankheit auf einem elementaren Niveau aufrecht zu erhalten. Bei einer Pandemie werden bestimmte Annahmen getroffen, da die Auswirkungen wahrscheinlich weit verbreitet sind und länger anhalten können.

Business Continuity-Systeme existieren, damit die Auswirkungen potenziell katastrophaler Ereignisse bewältigt werden können, die die Fähigkeit eines Unternehmens gefährden, auf einer fundamentalen Ebene zu operieren.

Die Grundstruktur des Business Continuity Managements besteht in der Regel aus drei wesentlichen Schritten:

  • Eine Betrachtung, welche Bereiche besonders gefährdet sind, normalerweise innerhalb der Organisation, aber auch außerhalb (wie Geschäftspartner, andere Stakeholder).
  • Basierend auf dem ersten Schritt, die Entwicklung eines Risikomanagementplans für die spezifischen Risiken innerhalb dieser Bereiche, und mit welchen Maßnahmen diese systematisch und proaktiv verringert werden können.
  • Die Entwicklung eines Plans zur Implementierung der Maßnahmen mit strukturierten Projekten und entsprechendem Projektmanagement.

Angesichts der Unsicherheit und Besorgnis, die durch die Covid-19-Epidemie hervorgerufen werden, hat die Einrichtung eines soliden Business Continuity Managements ganz bestimmte Ziele:

  • Schutz der menschlichen Gesundheit 
  • Absicherung und Aufrechterhaltung des Managements und der operativen Betriebsfähigkeit
  • Sicherstellung einer zuverlässigen und alternativen Versorgung mit Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen aus mehreren verschiedenen Quellen
  • Starke Fähigkeit zum Management von Störungen und zur Ursachenanalyse, um die Verfügbarkeit der Produktionsanlagen, die Stabilität des Betriebs und den Schutz der Marke zu gewährleisten
  • Absicherung wertvoller Investitionsgüter
  • Rückverfolgbarkeit bei Risiken für den guten Ruf 
  • Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken
  • Sicherstellen, dass durchgeführte Maßnahmen mit den geltenden Gesetzen übereinstimmen
  • Besonnene Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern (wie Aktionären, Kunden, Regierungsbehörden, Medien usw.)
  • Absicherung des Unternehmenswachstums und der Rentabilität
  • Die Krise als potenzielle Chance nutzen, die eigenen Stärken zu demonstrieren

Die Entwicklung eines Business Continuity-Plans sollte mit den folgenden Fragen zur Selbsteinschätzung beginnen:

  • Wie bewerten und priorisieren Sie die Business Continuity-Risiken für verschiedene Teile Ihres Geschäfts?
  • Wie stellen Sie einen geeigneten Business Continuity-Plan mit einem Portfolio von Aktivitäten zusammen?
  • Wie stellen Sie die effektive Umsetzung Ihres Business Continuity-Plans sicher?
  • Wie testen Sie Ihre Fähigkeit, Ihre Arbeit „unter Druck“ auszuführen und auf Probleme zu reagieren?
  • Wie überwachen Sie die Ausführung des Plans und wie berichten Sie darüber?

Es scheint vielleicht keine vordringliche Aufgabe für Ihr Unternehmen zu sein, aber wenn Sie diesen Prozess ausführen, einen Plan erstellen und die entsprechenden Maßnahmen umsetzen, dann kann Ihr Unternehmen in einer Krise weiterhin effektiv arbeiten. Dies ist viel mehr als eine Übung in Kommunikationsmanagement. Die Erstellung eines effektiven Business Continuity-Plans gibt dem Management und den Mitarbeitern Sicherheit und kann möglicherweise den Zusammenbruch eines Unternehmens verhindern.

Nach dem Erstellen eines Business Continuity-Plans leiten Unternehmen typischerweise die folgenden nächsten Schritte ein:

  • Bestmögliche Dezentralisierung des Managementteams und der wichtigsten Mitarbeiter 
  • Entwicklung alternativer Lieferanten und Lieferkanäle 
  • Möglicherweise Gründung separater juristischer Unternehmenseinheiten  
  • Identifizierung alternativer Produktionsstandorte 
  • Verbesserung der Governance- und Eskalationsprotokolle in den Bereichen Gesundheit, Arbeitsschutz, Sicherheit & Umweltschutz 
  • Verbesserung der fähigkeit zur Problemlösung bei Abweichungen in der Produktion 
  • Aufstellen eines Notfallteams 
  • Erstellen eines Produkt-Dispositionsplans basierend auf der spezifischen Situations- und Risikobewertung 

Die effektive Ausführung eines Business Continuity Plans erfordert klar definierte und strukturierte Projekte. Die Projekte, die im Rahmen des Business Continuity Management-Prozesses identifiziert werden, müssen effektiv priorisiert werden, um eine optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu ermöglichen und um sicherzustellen, dass auch bereits vorhandene Projekte ausreichend gemanagt werden. Einfach nur eine neue Liste von Projekten zum bestehenden Projektportfolio einer Organisation hinzuzufügen bedeutet nicht, dass gleichzeitig die dafür benötigten Ressourcen zeitgerecht verfügbar sind. Unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Organisationen zeigt regelmäßig, dass mehr Projekte im Portfolio des Unternehmens vorhanden sind, als erfolgreich abgeschlossen werden können. Weitere Informationen zum Management eines Projektportfolios und zur Reduzierung der Komplexität finden Sie hier.

Bitte kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen oder Unterstützung bei der Entwicklung eines Business Continuity Plans zu erhalten.

 

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Mit einer einzigartigen Kombination von Schulungs- und Beratungsdienstleistungen hilft Kepner-Tregoe Personalleitern vieler Unternehmen dabei, die Belegschaft der Zukunft zu entwickeln.

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Die folgenden Organisationen bieten aktuelle Informationen zum Status des COVID-19-Virus: European Centre for Disease Prevention and Control, das US Centers for Disease Control and Prevention, die Weltgesundheitsorganisation und das Robert-Koch-Institut.